Cómo organizar un evento desde cero

Ya sea que tu empresa haya realizado muchos eventos o ninguno, es importante saber cómo organizar un evento desde cero.

Si como responsable de mercadotecnia, comunicación o recursos humanos, estás evaluando la posibilidad de realizar un evento, a continuación te compartimos una guía para que sepas cómo organizar un evento desde cero.

Un evento te permite tener contacto directo con tu público de interés, con el fin de comunicar en vivo los mensajes de tu empresa. Para considerar realizar un evento, los mensajes que quieres comunicar pueden ser:

• El lanzamiento de un nuevo producto
• La explicación de un proceso
• El reconocimiento por el logro de los objetivos de la empresa.
• Capacitar a los nuevos miembros de la fuerza de ventas
• Agradecer a los clientes
• Celebrar el fin de año. Celebra un aniversario.
• Dar a conocer los objetivos para un nuevo período
• Desarrollar el plan estratégico de la empresa etc.

Estos están íntimamente relacionados con los mensajes a comunicar. En un evento se pueden cubrir uno o varios objetivos como son: Dar la bienvenida a los nuevos vendedores; reconocer a los mejores vendedores del periodo anterior; presentar el programa de incentivos y premios para el siguiente periodo; presentar los productos nuevos; presentar los objetivos de negocio del próximo período; dar a conocer la campaña de publicidad, etc.

Fuerza de ventas, colaboradores, clientes, clientes potenciales, socios o aliados estratégicos. Puede ser que el evento sea exclusivo para un tipo de público o que integre a varios, lo cual deberá ser tomado en cuenta en el programa de actividades.

De acuerdo con el público y los objetivos a cumplir, el evento puede ser un seminario, una cena, una convención de ventas, la participación en una Expo o una conferencia.

Con base en el tipo de evento, se decidirá si dura sólo un par de horas, un día completo o tres días o lo que corresponda.

Con los temas que se quieren tratar, breaks, talleres, tiempo libre, alimentos, actividades de integración, etc.

Los objetivos del evento determinarán también la mejor fecha para realizarlo. Así, si se trata de presentar los planes para el siguiente año calendario, la mejor fecha será en el mes de noviembre. Si se va a presentar la estrategia para la Navidad, el evento debe realizarse en septiembre. Para dar el kick off del año, la fecha será en enero.

Es importante recordar que hay meses con mucha demanda de venues o sedes para eventos, por lo que hay que empezar la planeación hasta con un año de anticipación, al menos para reservar el hotel, salón o la locación en la que se llevará a cabo.

Con las actividades generales, las fechas límite y los responsables de cada actividad. Este Cronograma se irá haciendo más específico conforme avancen los preparativos y definiciones.

De acuerdo con el tipo de evento, el lugar puede ser una playa, una ciudad o un lugar apartado como una hacienda o un campamento. Es importante decidir en dónde se quiere realizar ya que esto afecta el presupuesto y el tiempo necesario para la planeación del evento.

Este dependerá de la situación financiera de la empresa; de los objetivos del evento, el número de participantes y los requerimientos de hospedaje, transportación, alimentación, salones, regalos, equipos de presentación, producción de materiales audiovisuales, escenografía, impresos, etc.

 Si no tienes antecedentes de un evento como el que estás planeando, puedes solicitar a tu agencia de viajes y a tu casa productora de eventos que te preparen un estimado de costos, que te servirá como base para tu presupuesto.

La agencia de viajes es la primera que empieza a trabajar ya que debe reservar con suficiente anticipación la sede, hospedaje y transportación de los asistentes.

Tu agencia de viajes te presentará diferentes opciones en el lugar que le hayas indicado. Una vez que tu empresa haya decidido la sede más adecuada, lo mejor es reservar todas las locaciones, hoteles para hospedaje, así como transporte de los participantes, con base en un estimado de asistentes. Para este punto será muy importante que tú o un representante de tu empresa realice una visita de inspección a la sede y a las locaciones.

Para que la casa productora de eventos te haga una propuesta creativa y económica, es necesario que le proporciones un brief o descripción lo más detallada posible de tu evento. Este brief deberá contener, la fecha, sede, número de asistentes, objetivos, mensajes clave, requerimientos especiales, etc. Mientras más amplio y detallado sea tu brief, la propuesta creativa se adaptará mejor a tus necesidades.

De acuerdo con el brief, tu casa productora te presentara una propuesta creativa así como la cotización correspondiente. Generalmente ambas propuestas se presentan como un “menú” de tal forma que tu empresa pueda elegir los productos y servicios ofrecidos, de acuerdo con los objetivos y presupuesto para el evento.

Si el evento requiere de que los asistentes logren determinados objetivos para poder asistir, debes darlo a conocer al menos quince días de que empiece el periodo de calificación. Si se trata de una convención en el que los participantes estarán fuera de casa durante dos o tres días, debes darlo a conocer unos cuatro meses antes de que se realice. Un curso de capacitación de un día requiere de tres meses, mientras que un evento de fin de año, lo mejor será realizar las invitaciones un mes y medio antes, mandar recordatorios y reconfirmar unos días antes.

En esta visita, la casa productora checará medidas, facilidades, carga eléctrica, áreas comunes, locaciones adicionales, para determinar si será necesario algún otro servicio y para definir en qué lugares se montarán los equipos de presentación.

Mientras más específico sea tu programa, mejor realizado quedará tu evento. El programa debe considerar tiempo (minuto a minuto) de cada actividad, personas que participan, lugar en el que se desarrolla, así como las anotaciones necesarias para que sea más fácil su desarrollo.

Una check list con todos los materiales y servicios que vas a requerir. Debe ser un listado muy detallado, con los nombres de los responsables de cada ítem, cantidades, fechas de entrega, etc.

Diseño de la imagen del evento, señalizadores, gafetes, materiales promocionales, stands, escenografía, uniformes. Producción de videos, jingles, apoyos gráficos, apps, etc. De acuerdo con la complejidad y tamaño del evento, la producción deberá iniciarse con suficiente tiempo.

Ya estando en el lugar del evento, la manera de organizarlo estará definida en el programa del evento, que tendrá dos versiones: el de la agencia de viajes, con habitaciones, montajes de alimentos, menús, locaciones, etc. Y el de la casa productora con ensayos y el minuto a minuto de cada actividad para los asistentes.

Una vez finalizado el evento, es conveniente realizar una encuesta de satisfacción entre los asistentes.

Se tendrá que hacer el cierre de cuentas y finiquitar los pagos a los proveedores.

Estos son, en general, los pasos que suelen seguirse para organizar un evento desde cero. En futuras entradas iremos detallando cada punto si es necesario.

Te compartimos esta infografía que te servirá como consulta rápida: