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El BRIEFING es la base de un gran evento, porque de él dependerán la exactitud y creatividad de las propuestas que realicen las agencias productoras de eventos.

El término en inglés briefing es muy utilizado en el mundo de la publicidad y también se utiliza para brindar información a la casa productora de eventos, especialmente cuando se trata de un evento que requiere de creatividad para su desarrollo. De un buen briefing depende la calidad de la propuesta creativa y por ende de todo el proyecto. Por eso decimos que el briefing es la base de un gran evento

El briefing es un documento que explica todo lo relacionado con el evento a realizar, como tipo de evento, objetivo, asistentes, etc. y servirá como guía para que tu casa productora te presente la propuesta creativa. El briefing debe ser lo suficientemente amplio, descriptivo y, a la vez, conciso si quieres recibir propuestas que se adapten efectivamente a las necesidades de tu empresa.

El Briefing es una herramienta imprescindible, cuando estás concursando un evento. Lo apropiado es entregar el mismo briefing a las tres o cuatro casas productoras de eventos que convocaste al concurso. Esto se hace preferentemente en una junta uno a uno (empresa-proveedor), en la que la casa productora de eventos podrá exponer sus dudas, así como hacer ciertas sugerencias, para entender mejor el proyecto. A partir de la fecha en que se entrega el briefing, la casa productora contará, de forma ideal, con cuatro semanas para presentar su propuesta.

Por todo lo anterior, el briefing debe brindar puntos clave sobre los cuales trabajar y servir de guía para la consecución de objetivos. Es un documento que aclara e inspira.

Para que tu briefing sea la base de un gran evento, debe contener los 10 puntos citados a continuación:

De acuerdo al tipo, tamaño y duración del evento, entre los puntos que puede incluir la propuesta están:

• Lema del evento
• Call to action
• Logotipo e imagen gráfica
• Diseño de escenografía
• Diseño de stands
• Propuesta de shows
• Ideas para fiesta tema
• Dinámicas de integración
• Ideas para lanzamiento de producto
• Equipos técnicos
• Nuevas tecnologías
• Cotización, etc.

Es conveniente que expliques lo que esperas de las agencias productoras de eventos desde el principio, para que tomen las notas adecuadas y pongan especial atención en los puntos importantes.

Este apartado debe incluir:

Tipo de evento: convención, seminario, viaje de incentivo, cena, etc.

Sede

Fecha

Duración

Número de asistentes

Describir cuál o cuáles son los objetivos que se pretenden lograr con el evento. Estos objetivos siempre están alineados con la estrategia de la empresa, ya sea en mercadotecnia, comunicación recursos humanos o el área involucrada.

Es de suma importancia definir al público que asistirá a tu evento. Ya sean clientes, fuerza de ventas, colaboradores o público en general. Defínelo por edad, sexo, formación académica, intereses, etc.

Asimismo, en este punto es importante definir cómo quieres que se sienta tu público durante el evento, qué reacciones esperas de ellos en determinados momentos y con qué actitud quieres que se vayan al terminar el evento. Toda la información que proporciones a las agencias servirá para que sus propuestas sean verdaderamente adecuadas para tu proyecto.

¿Qué es lo que la empresa desea comunicar?, ¿qué debe recordar la audiencia? ¿Cuál es el tema central del evento? Los mensajes clave no deben ser más de cinco, para lograr un mayor impacto y obtener una propuesta creativa que se adapte a lo que la empresa necesita.

Si se trata de un evento de varios días o de solo unas horas, es indispensable informar a las agencias productoras cómo estará el timing del evento. Por ejemplo, el primer día por la mañana se realizará una conferencia plenaria, después tiempo libre y por la noche una cena tema. El día dos se integrarán en talleres de capacitación. Por la tarde se realizarán actividades de integración, etc.

Una breve historia, así como la visión, misión y valores ayudarán a tu casa productora a preparar una propuesta más enfocada a tu empresa.

Aquí puedes entregar también una guía de la identidad corporativa.

Una guía general de cómo se espera que se realicen las diferentes actividades de planeación para el evento. Por ejemplo las fechas en que las agencias presentarán sus propuestas; día en que la empresa comunicará su selección, fecha para tener listo el contrato, anticipo, etc. Esto sirve para que las casas productoras consideren la carga de trabajo con respecto a otros proyectos que estén trabajando y también para que estén pendientes de la resolución que tome la empresa.

Este es un punto muy importante. Las casas productoras deben tener al menos un estimado de cuánto dinero puede gastar la empresa para realizar su evento. De lo contrario, pueden presentarte una idea que resulte extraordinaria pero que, definitivamente, no pueda realizarse con el presupuesto del que dispones.

Cualquier otro punto que desees aclarar con las agencias. Por ejemplo, puede ser una indicación de algo que la empresa definitivamente no quiere tener en el evento.

También es bueno compartir información sobre eventos anteriores, lo que dará luz a las agencias sobre el estilo de la empresa para realizar sus eventos.

En conclusión, si tu empresa realiza un buen briefing para el concurso de agencias, el resultado será la elección adecuada de tu proveedor de eventos. Es una puerta abierta al entendimiento entre la agencia y la empresa. Debe ser específico, concreto y suficiente, que no esconda información.

Entre más dedicado sea el briefing, mejores serán los resultados. Recuerda que no tiene que ser muy extenso, el promedio es un par de cuartillas, pero si en un par de párrafos queda la idea clara, es más que suficiente o, por el contrario, si necesitas extenderte ¡adelante!

Ya sabes porqué decimos que el briefing es la base de un gran evento, es decir, de un evento inolvidable.